Studiu de caz: crearea unui sistem de mentenanță post vânzare cu TimeLine ERP

Customizare

Introducere

În acest articol vă prezentăm o adaptare a sistemului TimeLine ERP v14 realizată pentru clientul nostru, firma Maschinenbau Timișoara SRL: crearea unui sistem de mentenanță post vânzare. Ne-am bucurat că am primit acordul clientului pentru a face publică această implementare, întrucât ilustrează perfect capacitatea sistemului TimeLine ERP de a fi ajustat la cerințele partenerilor noștri de afaceri, fără a afecta funcționalitatea de bază sau posibilitățile de upgrade, întregul proces realizându-se într-un timp scurt și cu un efort financiar redus, de doar câteva zeci de ore de muncă.

Descrierea proiectului

Firma Maschinenbau Timișoara SRL (MBT) are ca domeniu de activitate atât partea de producție a ansamblelor metalice sudate cât și partea de comercializare a utilajelor industriale pentru prelucrarea metalelor. În timpul implementării sistemului TimeLine ERP în cadrul companiei s-a născut cerința integrării părții de mentenanță post-vânzare a utilajelor comercializate în cadrul bazei de date unice, gestiunea centralizată a informațiilor colectate și includerea acestui departament în procesele de achiziție și facturare centralizată.

Planificarea și executarea mentenanței

Drept urmare, am început implementarea de la ajustarea modulelor de bază. În nomenclatorul de angajați a fost adăugată posibilitatea de a defini un depozit pentru fiecare mecanic care realizează mentenanță la sediul clientului. În acest fel se știe exact situația stocurilor de piese de schimb și consumabile aflate în depozitul central sau în mașinile de intervenție, informația este accesibilă oricărui departament interesat, se pot gestiona global stocurile minime și achizițiile, reducând costurile și crescând transparența consumurilor.

Totodată, fiecare utilaj vândut este introdus în sistem împreună cu toate datele care îi permit identificarea. Fiecare mentenanță efectuată generează o intrare în tabela cu ciclul de viață al utilajului, pentru a avea o privire de ansamblu asupra intervențiilor efectuate.

Nomenclator resurse
Nomenclator resurse

În modulul “Calendar și sarcini”, managerul departamentului de mentenanță alocă sarcini angajaților din subordine. Fiecare angajat poate să consulte lista sarcinilor pe care le-a îndeplinit într-o anumită perioadă. Această funcționalitate face parte din pachetul standard.

Sarcină de lucru
Sarcină de lucru

Angajații care realizează vizitele la clienți sunt dotați cu laptop, conectat via internet la rețeaua firmei. Odată efectuată operația de mentenanță, aceștia execută procesul de raportare a sarcinii. Și acest modul există în varianta standard dar a fost extins la cerințele firmei MBT, prin adăugarea kilometrajului de început și sfârșit, precum și a pieselor de schimb utilizate. Există posibilitatea de a defini diverse tipuri de intervenții: gratuite, în garanție, plătite etc. iar fiecărui angajat îi poate fi definit un alt tarif orar.

Raportare sarcină
Raportare sarcină

Selecția pieselor de schimb se face doar din stocul asociat angajatului:

Selecție piese schimb
Selecție piese schimb
Selecție piese schimb
Selecție piese schimb

Odată finalizată raportarea, este generat un raport care este prezentat clientului pentru a fi semnat. Acest raport poate fi scanat sau pozat și asociat sarcinii, ca document DMS, o altă funcționalitate standard a TimeLine ERP.

Raport de activitate
Raport de activitate

Totodată, în acest moment informația ajunge în tabela ciclului de viață al utilajului.

Istoric utilaj
Istoric utilaj

Partea comercială

În continuare, responsabilul departamentului de facturare preia toate aceste raportări și le transformă în documente comerciale. Bineînțeles, acest proces poate fi automatizat și executat pe server, în fiecare noapte. TimeLine ERP oferă posibilitatea de a crea diverse documente: un aviz și o factură, un aviz fără factură (pentru intervenții gratuite) sau un document unic ce joacă ambele roluri, așa numita “factură directă”. Prin crearea oricărei variante de aviz este descărcat stocul aflat în depozitul angajatului. 

Preluare în factură
Preluare în factură

Dacă este realizată și o factură, se preia automat clientul asociat utilajului asupra căruia s-a intervenit iar costurile sunt defalcate în poziții corespunzătoare manoperei, kilometrilor efectuați și pieselor de schimb utilizate. Prețurile provin din nomenclatorul asociat respectivelor articole și servicii, iar ele pot fi generice sau stabilite pentru fiecare client în parte.

Factura
Factura

Bineînțeles, factura poate fi tipărită sau expediată electronic clientului.

Factura
Factura

Concluzie

Realizarea acestui proiect, crearea unui sistem de mentenanță post vânzare, a fost facilitată considerabil de filozofia de implementare utilizată de firma noastră și de uneltele puternice de dezvoltare care se ascund în spatele sistemului TimeLine ERP, unelte reunite sub brand-ul TimeLine Developer, care asigură flexibilitate bazei de date, ușurință în adaptarea interfeței cu utilizatorul și a logicii de business, precum și acces facil la orice componentă tehnică utilizată – atribute care ne-au asigurat premiile ERP of the Year pentru “Cea mai bună tehnologie” și „Premiul pentru inovație” în ultimii ani, în Germania.

Vă stăm cu plăcere la dispoziție pentru o prezentare detaliată, atât online cât și la sediul dumneavoastră.

Infografic

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *